Rapat Koordinasi Teknis Persiapan ATF 2023 diselenggarakan pada Selasa, 17 Januari 2023 di Aula Dinas Pariwisata DIY. Pada pertemuan ini membahas update tentang agenda yang akan diselenggarakan selama event berlangsung. Hal-hal yang di-highlight meliputi detail agenda, kesiapan venue, keamanan dan mobilitas, serta hal teknis lainnya.
Peserta rapat yang hadir melalui luring dan daring berasal dari instansi penyelenggara ATF antara lain Kementerian Pariwisata & Ekonomi Kreatif RI, Dinas Pariwisata DIY, BPPD DIY, Badan Otorita Borobudur, PT. Angkasa Pura I Bandara YIA, Imigrasi DIY, PT. TWC, serta PT. Karma Wibangga.